Onde eu trabalhava, praticava-se a gestão activa de porfólio. Para quem não está por dentro desta gíria pode parecer que estou a armar-me ao pingarelho. Mas não estou, era assim que dizíamos. Isto significava que era normal adquirir ou vender empresas, outras vezes formar empresas, outras vezes ainda organizá-las debaixo de diferentes holdings e sub-holdings.
Em termos de gestão isto é um desafio pois havendo áreas corporativas centralizadas ou empresas de serviços que os prestam a outras, e havendo processos normalizados e, em grande parte, automatizados, de cada vez que havia destas jiga-jogas todos os processos eram virados do avesso, novos processos eram implementados, pessoas eram postas a fazer trabalhos diferentes daqueles a que estavam habituadas -- e tudo tinha que se passar sem que a operação fosse beliscada, sem que os clientes e fornecedores fossem afectados.
Outas vezes era preciso mudar sistemas, automatizar de forma transversal processos novos (processos de toda a espécie, desde a gestão de topo até ao dito shop floor). Acontecia haver revoluções que afectavam, ao mesmo tempo, milhares de pessoas, geralmente ao longo do país, geralmente ao mesmo tempo em várias empresas, por vezes ao mesmo tempo em Portugal e fora de Portugal.
Nada poderia falhar. A última coisa que se queria era ter falhas que originassem prejuízos ou danos reputacionais. O que se pretendia era que a transição fosse tão tranquila que quase não se desse por ela, que parecesse fácil.
Tudo isto era planeado ao milímetro, era executado com monitorização apertada, havia não apenas a equipa de projecto como um steering committee que envolvia não apenas a equipa de projecto mas também a equipa de gestão e a administração. Não havia uma ponta solta. Toda a estrutura tinha que estar envolvida, coesa, solidária. Não podia haver gente desconhecdora, desalinhada, contrariada. Nem pensar. Garantir que toda a gente remava para o mesmo lado, ao mesmo ritmo, era responsabilidade da equipa de gestão do projecto. E do projecto constavam várias vertentes incluindo a formação e a gestão da mudança, os testes intensivos aos vários níveis, funcionais e técnicos, o acompanhamento in loco e remoto a quem estava no terreno. Antes de se arrancar com a nova realidade já tudo estava oleado, compreendido, agarrado. Ainda assim havia sempre um plano de contingência. Nem pensar em atirarmo-nos para a piscina com uns a não saberem nadar, outros a não saberem que estilo ou para que lado era para nadar e sem haver bóias e equipas de salvamento a postos. A gestão de risco avançava sempe a par e passo da gestão do projecto.
E trabalhei por várias vezes com equipas alemãs, por exemplo quando empresas alemãs nos compravam ou nos vendiam empresas. Aí o planeamento era levado ao detalhe mais minucioso que se possa imaginar. Aí eu, que sou rigorosa e exigente, chegava a ficar pelos cabelos com as cautelas deles. Para cada pequena etapa definia-se a margem admissível de falha e o respectivo plano de contingência. Não havia uma vírgula ou um papel que fosse deixado ao acaso. Antes de se ir para o terreno, tudo estava ensaiado e acautelado ao mais ínfimo pormenor. Quando trabalhávamos com alemães já sabíamos que era assim.
Outros casos: aconteceu-me várias vezes alguns colegas dizerem-me que se estava em fase avançada de negociação e que uma determinada empresa, cujo funcionamento eu não conhecia, devia começar a trabalhar, de forma integrada dentro do Grupo, dentro de um mês. Face a isso eu não tinha qualquer pejo em dizer que era impossível, que havia vários levantamentos a fazer, muito trabalho de migração, de documentação, de formação, de testes de integração e de funcionamento e que, portanto, na melhor das hipóteses isso poderia acontecer no prazo de x meses (o x variando em função da complexidade da empresa adquirida). E isso era aceite. Nestas coisas, prevalecia sempre o bom senso, a vontade de que tudo corresse bem, a prudência e o sentido de responsabilidade. Não havia lugar ao voluntarismo nem ao amadorismo.
Sempre que se resolvia avançar com modernizações transversais, e foram muitas as vezes em que isso aconteceu, uma coisa era sempre clara: modernizar não é fazer informaticamente a mesma coisa que se fazia de forma tradicional. Modernizar é repensar um processo, é optimizar.
O que está a acontecer com isto dos exames é a antítese de tudo isto. Não há estratégia, não há método, não há gestão, não há noção, não há sentido de responsabilidade. O que estão a fazer não apenas não está a funcionar bem como é uma coisa arcaica, uma ineficiência, uma aberração, um atraso de vida. Um aborto.
Tenho ouvido o ministro, o primeiro-ministro e alguns comentadores a defenderem que mudar é correr riscos e que é normal que as coisas corram mal em processos de transformação. Não é. NÃO É. O normal é que tudo corra on time, on budget, on scope. Ou seja, sem desvios orçamentais, a tempo e horas e a corresponder ao requerido. Isto é o normal. O normal é correr bem. Correr bem é o objectivo do qual os bons profissionais não se desviam.
E digo outra coisa: depois do que fui sabendo a propósito deste caos dos exames, tenho antecipado todos os problemas que têm havido. E não porque seja mais esperta do que quem não o antevê. Simplesmente tenho experiência, conheço os passos que têm que ser dados antes de se passar à fase seguinte. E esta gente, pelo que tenho visto, não pesca boi. Uma indigência como nunca vi.
Por exemplo, tenho ouvido toda a gente a dar por garantido que, a partir do momento em que acabem as avaliações, acto contínuo as notas serão disponiblizadas. Não quero antecipar ou parecer que estou a querer que corra mal, até porque não conheço o que se fez em cada fase do projecto. Pode acontecer que o sub-processo que medeia o fim das classificações na nova plataforma e aparecerem as notas, integradas por aluno e separadas por disciplinas e por escolas no sistema do Júri Nacional de Exames, tenha sido testado e re-testado e estar a funcionar direitinho, incluindo todos os mecanismos de controlo (por exemplo, confirmar que os x items de cada prova foram classsificados, confirmar que todos os items que foram separados por avaliador, são bem agregados e bem totalizados por aluno, confirmar que não faltam alunos em cada disciplina e em cada escola, etc -- por forma a garantir que a informação que vai nos ficheiros gerados pela nova plataforma e que será carregada no portal do JNE está integra e correcta. Se tudo isso foi bem testado e se foram também realizados testes de carga por forma a garantir que esses ficheiros chegam direitinhos e a tempo e horas às escolas, sem sobrecargas e time outs, e que a integração com as notas escolares é um processo rápido, então, perfeito, óptimo.
Só que o que tenho visto até aqui é um amadorismo sem paralelo, uma sucessão de calinadas e de improvissos como nunca vi em décadas de vida profissional. Nunca. Se isso é geral, então as notas serem calculadas, ponderadamente, agregadas por aluno e por escola, e saírem da nova plataforma até chegarem e serem lidas como deve ser pelo sistema do JNE, pode muito bem vir a ser outro problema.
Contudo, espero bem que não. Já o disse várias vezes: tenho dois netos à espera de notas, um deles no 12º ano, a aguardar poder candidatar-se à universidade. Por isso, desejo muito sinceramente que as notas deles saiam, sejam credíveis, estejam correctas, e que, atempadamente, as escolas as publiquem e emitam as fichas que são necessárias às candidaturas.
Mas só quando isso acontecer eu descanso porque agora a confiança que tenho na integridade deste processo é bola. Zero.
Depois, um outro aspecto. O sistema oficial que vigora é que os alunos têm o direito a pedir uma cópia do seu exame. Como até aqui as provas estavam em papel na escola, isso era banal. Era ir buscar e fotocopiar. Agora não é assim pois, fisicamente, estão no armazém da bagunça em Mem Martins. Mas foram digitalizadas. Só que estão anonimizadas. Ou seja, para localizar a cópia digital de cada prova para a fazer chegar a cada aluno, ela tem que ser desanonimizada. Ora só a escola as pode desanonimizar, fazendo corresponder a identidade do aluno ao código da prova digitalizada. E depois tem que se juntar o endereço de mail dos encarregados. Supostamente no sistema do JNE já existe esse endereço. Só que as cópias digitalizadas estão na nova plataforma e a integração com o sistema do JNE pelos vistos não existe, pelo menos em tudo o que devia. Gerar mails a partir de uma lista de endereços e localizar anexos para indexar aos mails ou gerar links não é nada de especial. O que não faltam são aplicações para o fazer que nem ginjas. Mas tem que ser testado, especialmente quando está em causa enviar 130.000 mails e quando, pelos vistos, se as notícias estão correctas, à última hora os códigos e os endereços de mail vão ser carregados à mão. Mas se esse processo também foi testado, perfeito, talvez corra bem. Só que parece que isto foi uma bola que saiu do saco à última hora e ontem as escolas ainda não sabiam onde iam registar esses endereços. Por isso, nem sei o que pensar.
Ou seja, pode acontecer que as únicas barracadas e burrices grosseiras só tenham surgido no sub-processo do split das provas em items e envio dos itemas para avaliar e que tudo o resto esteja a funcionar às mil maravilhas. Pode ser e seria bom para os alunos e famílias.
Mas, se a inexistência de gestão de projecto, de experiência, de prudência, de know how foi generalizada, pode acontecer que, entre o fim da avaliação e a disponibilização das notas e das fichas pelas escolas, venham a surgir novas surpresas.
Ouvi a incoerente, tendenciosa e preguiçosa Clara Ferreira Alves no Eixo do Mal a justificar este caos dizendo que isto é mesmo assim. Talvez seja na casa dela ou nos ministérios do Montenegro. Não é decidididamente assim em todos os lados em que há gente responsável e competente è frente de lugares de responsabilidade.
Mas, enfim, vou acender uma velinha. Pode ser que os meus netos amanhã já conheçam as notas dos exames e as médias com que acabaram respectivamente o 9º e o 12º anos. É o que eu desejo.
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